Travel Management

Das Reiseaufkommen in Unternehmen nimmt aufgrund der Globalisierung und Vernetzung der Welt immer weiter zu und nimmt einen großen Kostenpunkt ein. Somit ist es umso wichtiger, sich einen Überblick über die Anzahl und den finanziellen Aufwand der Geschäftsreisen zu verschaffen und diese Faktoren bei Bedarf zu optimieren. UT Union Travel aus Hannover ist Ihr Spezialist im Travel Management und unterstützt Sie zusätzlich bei der Planung und Organisation Ihrer Dienstreisen.

Das Travel Management umfasst die Kontrolle, Organisation und die Optimierung aller Aktivitäten rund um die Geschäftsreisen eines Unternehmens. Dazu gehört sowohl die Vertragsverhandlung mit Dienstleistern, wie Fluggesellschaften und Hotels, als auch die Festlegung und Optimierung der Reiserichtlinien des Betriebes. Die Experten von UT Union Travel stehen Ihnen in diesen Punkten mit Rat und Tat zur Seite, damit Ihre zukünftigen Geschäftsreisen in jeder Hinsicht zu einem Erfolg werden.

Ihre Vorteile

  • 25 Jahre Erfahrung und erstklassige Servicequalität

    UT Union Travel wurde 1990 in Hannover gegründet und verfügt über eine 25-jährige Erfahrung in der Tourismusbranche. Mit dem Ausbau des Tätigkeitsfeldes Dienstreisen als Geschäftsschwerpunkt sind wir Ihr Spezialist in der Planung, Organisation und Abrechnung von Business Trips. Wir wissen auf was es bei einem effizienten und erfolgreichen Travel Management ankommt und stehen Ihnen in allen Fragen des Managements von Geschäftsreisen zur Verfügung. Unser geschultes Auge behält den Rundum-Blick und sorgt für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Reisen. Durch unsere Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 im Tätigkeitsbereich „Business Travel“ verfolgen wir von UT Union Travel einen sehr hohen Qualitätsstandard und eine exzellente Service Qualität.

  • Individuelle und persönliche Beratung

    Bei UT Union Travel ist kein Kunde wie jeder andere! Unser Team verschafft sich einen kompletten Überblick über das Reiseaufkommen und das Management Ihrer Dienstreisen und erarbeitet mit Ihnen gemeinsam ein effektives Travel Management, welches Zeit und Kosten spart. Im Rahmen unserer persönlichen Betreuung berücksichtigen wir Ihre Wünsche und nehmen diese in das neu erarbeitete Konzept mit auf. Wir beraten Sie gerne telefonisch oder per E-Mail.

  • Kompetentes und professionelles Team

    Die kompetenten und professionellen Mitarbeiter von UT Union Travel sind erstklassig ausgebildet und wissen, worauf es bei der Organisation von Geschäftsreisen ankommt. Das Team verfügt über Spezialisten für Geschäftsreiseorganisation, die in diesem Gebiet praxisorientiert ausgebildet sind. Sie behalten zu jeder Zeit die Kosten im Blick und betreuen unsere Kunden umfänglich und serviceorientiert – von der Reiseplanung bis hin zur Abrechnung und Nachbereitung. Auch im Key Account Management werden unsere Kunden aus ganz Deutschland bestens beraten: Unsere Mitarbeiter mit dem Abschluss Certified Key Account Manager Business Travel sind geschult im Beschaffungsmarketing, Projektmanagement und der Intensivierung der Kundenbeziehung. Insbesondere in Bezug auf das Travel Management gehört ein zertifizierter Travel Manager zu unserem Team, der das Management Ihrer Geschäftsreisen mit Fachwissen beurteilen und optimieren kann.

  • Rundum-sorglos-Paket

    UT Union Travel bietet Ihnen ein Rundum-sorglos-Paket im Travel Management für Ihr Unternehmen und betreut Sie von A bis Z. Als Geschäftsfelder bieten wir Ihnen die Organisation und Planung von Dienstreisen inklusive der Buchung aller gewünschten Leistungen. Durch langjährige Partnerschaften zu Hotel- und Flugdienstleistern können wir Ihnen vorteilhafte Angebote zu einem günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis, verschaffen. Dabei berücksichtigen wir bei der Buchung der Reisen zu jeder Zeit die gültigen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens und unterstützen Sie, bei Bedarf, bei der Einführung neuer Richtlinien. Damit Sie einen Überblick über das Reiseaufkommen Ihrer Mitarbeiter behalten, werten die Experten von UT Union Travel das Reiseverhalten aus und zeigen Optimierungspotenziale auf. Haben Sie Ihre Geschäftsreise erfolgreich hinter sich gebracht, unterstützen wir Sie bei der Erfassung aller notwendigen Dokumente und bei der Abrechnung aller Leistungen.

Unsere Leistungen

Wir von UT Union Travel bieten Ihnen im Travel Management ein umfangreiches Leistungsspektrum, damit Sie einen Überblick über das gegenwärtige Reiseaufkommen in Ihrem Unternehmen bekommen. Im Rahmen des Travel Managements beraten wir Sie gerne bei der Umsetzung von Reiserichtlinien und bei Vertragsverhandlungen mit Fluggesellschaften und Hotels. Durch eine persönliche Betreuung und intensive Kommunikation bauen wir gemeinsam ein effektives Travel Management auf.

Ein effizientes Travel Management ist in der heutigen Zeit für international und national orientierte Unternehmen unerlässlich. Auf diese Weise lassen sich einheitliche Regelungen bezüglich der Organisation, Finanzierung und Abrechnung der Geschäftsreisen finden und Kosten werden reduziert. Gerne beraten unsere Mitarbeiter Sie über den Aufbau und die erfolgreiche Einführung eines Travel Managements und erläutern Ihnen diesbezüglich Vorteile und Chancen für Ihre Firma.

Die Reiserichtlinien eines Unternehmens fungieren als unternehmensinternes Werkzeug zur Abwicklung von Geschäftsreisen. Hier ist festgelegt, wie die Planung einer Geschäftsreise erfolgt, welche Leistungen gebucht werden dürfen und wie die spätere Kostenerstattung erfolgt. Mit diesem Instrument lassen sich die Organisation und die anschließende Abrechnung der Reisen standardisieren und effizienter gestalten. Auf Wunsch analysieren wir gemeinsam Ihre derzeitig gültigen Reiserichtlinien und zeigen Ihnen Chancen und Potenziale auf. Selbstverständlich sind wir Ihnen auch bei dem Verfassen und der Einführung neuer Richtlinien behilflich.

Die Organisation und die Planung von Geschäftsreisen bringen häufig einen hohen finanziellen und administrativen Aufwand mit sich und sollten möglichst von Profis übernommen werden. Wir von UT Union Travel haben im Travel Management eine 25-jährige Erfahrung und ein großes Partnernetzwerk verschiedener Dienstleister. Durch Vertragsverhandlungen mit unterschiedlichen Leistungsträgern können wir Ihnen Preiseinsparungen bei der Buchung von Hotel- und Flugleistungen sowie vorteilhafte Angebote in buchungsstarken Zeiträumen verschaffen.

Auch bei Geschäftsreisen spielt die Sicherheit der Mitarbeiter eine große Rolle und sollte auf jeden Fall bei der Planung und Organisation berücksichtigt werden. Die Experten von UT Union Travel informieren Sie über effektive Sicherheitskonzepte und Regelungen, die zum Schutz Ihrer Mitarbeiter auf Geschäftsreisen beitragen. Weiterhin informieren wir Sie auch über die Erkennung und Einschätzung von Gefahren im Ausland und geben Ihnen Ratschläge und Tipps zum Datenschutz.

Damit bei der Organisation und Durchführung von Geschäftsreisen Kosten eingespart werden können, ist eine vorherige Analyse und Bestandsaufnahme unerlässlich. UT Union Travel wertet Ihr Reiseaufkommen sorgfältig aus und kann Ihnen daraufhin Verbesserungspotenziale und Einsparungen aufzeigen. Zusammen mit einem ganzheitlichen Travel Management optimieren wir gemeinsam Ihre derzeitige Business Travel Situation und stehen Ihnen gerne beratend zur Seite.

Haben Sie Ihre Geschäftsreise erfolgreich hinter sich gebracht, bildet die anschließende Abrechnung der Leistungen den nächsten Schritt. Auf Wunsch kontrollieren wir Ihre Abrechnung auf Richtigkeit und beraten Sie bei der Vorgehensweise, wie beispielsweise bei der Wahl der richtigen Software.

Das Travel Management schließt auch die Sparte des Veranstaltungsmanagements mit ein: Unser Team unterstützt Sie bei der Organisation von Fortbildungen, Konferenzen, beim Messeaufenthalt und Meetings.

Da die Sicherheit der Mitarbeiter auf einer Geschäftsreise einen wichtigen Faktor bei der Planung und Organisation ausmacht, ist UT Union Travel auch hier der richtige Partner. Zusätzlich zu der Planung und Buchung von Geschäftsreisen haben Sie bei uns auch die Möglichkeit alle nötigen Reiseversicherungen abzuschließen. Gerne betreuen wir Sie auch bei der Einführung eines Risk Managements, wo wir Notfallpläne für unvorhersehbare Zwischenfälle auf der Reise erarbeiten und vorstellen.

Langzeiteinsätze von Mitarbeitern im Ausland und Inland sind für ein international tätiges Unternehmen in der heutigen Zeit keine Seltenheit mehr. Solch längere Aufenthalte erfordern eine sorgfältige Planung und Organisation, damit dieser Ortswechsel problemlos und ohne Komplikationen verläuft. Unser Team von UT Union Travel unterstützt Sie bei der Anreise und dem Transport Ihres Gepäcks. Weiterhin sind wir auch bei der Beantragung der nötigen Dokumente und bei der Informationsbeschaffung unterstützend tätig.

Phasen des Travel Managements

Vorbereitung
Organisation
Nachbereitung
Auswertung

Aufgaben des Travel Managements

Vertragsverhandlung und –Gestaltung mit Leistungsträgern

Die Vertragsgestaltung und die Verhandlung dieser mit Leistungsträgern bilden einen zentralen Punkt im Travel Management. Durch die Verhandlung mit Fluggesellschaften, Hotels und Mietwagenanbietern können wir von UT Union Travel Ihnen vorteilhafte Angebote zu einem günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis ermöglichen. Da wir langjährige Geschäftsbeziehungen zu unterschiedlichen Hotelanbietern in ganz Deutschland und der Welt pflegen, können wir Ihnen die Unterkunft in Hotels zu fairen Preisen ermöglichen. Um den Organisations- und Kostenaufwand für Sie zu reduzieren, gehört auch die Vertragsgestaltung mit Hotels zu unseren Aufgaben. Hier treffen wir Vereinbarungen bezüglich der Zimmerpreise und der Mindestabnahme von Zimmern, damit die Planung der Reisen so effektiv wie möglich gestaltet werden kann.

Bei der Wahl unserer Vertragspartner achten wir darauf, dass diese die besten Leistungen zu einem fairen Preis für unsere Kunden anbieten. Beispielsweise arbeiten wir seit mehreren Jahren erfolgreich  mit mehreren Mietwagenanbietern zusammen, da diese an vielen Standorten vertreten sind.

Reisekostenabrechnung

Haben Sie Ihre Geschäftsreise erfolgreich hinter sich gebracht, bildet die anschließende Abrechnung der Leistungen den nächsten Schritt. Auf Wunsch kontrollieren wir Ihre Abrechnung auf Richtigkeit und beraten Sie bei der Vorgehensweise, wie beispielsweise bei der Wahl der richtigen Software.

Warum das Travel Management wichtig ist

Das regionale, überregionale und internationale Handeln von Unternehmen bringt ein erhöhtes Reiseaufkommen der Mitarbeiter und Chefs mit sich, welches nach einem effizienten Travel Management verlangt. Der hohe administrative und finanzielle Aufwand, der durch die Planung und Organisation von Geschäftsreisen verursacht wird, erfordert eine kontinuierliche Kontrolle auf Wirtschaftlichkeit. Auf diese Weise können frühzeitig Schwachstellen identifiziert und optimiert werden.

Das Travel Management ist in vielen Firmen ein Faktor, der leider immer noch zu häufig unterschätzt wird. Besonders durch die zunehmende Globalisierung nimmt das Management von Geschäftsreisen eine immer größere Bedeutung ein und sollte auf keinen Fall vernachlässigt werden. Insbesondere die Bereiche Organisation und Reisekostenabrechnung bieten ein Einsparungspotenzial von bis zu 30% und auch die direkten Kosten können durch ein effizientes Management reduziert werden.

Wenn auch Sie Ihr Travel Management optimieren möchten, sind Sie bei UT Union Travel mit Sitz in Hannover genau richtig. Wir beraten Sie gerne persönlich und unterstützen Sie bei der Optimierung Ihrer Geschäftsreise-Prozesse.

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