Reisrichtlinien

Das Reiseaufkommen bei international tätigen Unternehmen nimmt in Zeiten der Globalisierung weiter zu und intensiviert sich. Dementsprechend sind auch die Organisation und die Planung mit einem erhöhten administrativen und finanziellen Aufwand verbunden. Die Einführung von Reiserichtlinien kann solche Prozesse vereinfachen und auf diese Weise wertvolle Zeit und Kosten sparen. UT Union Travel aus Hannover ist bei der Entwicklung und Einführung solch geeigneter Maßnahmen Ihr kompetenter Partner und unterstützt Sie zusätzlich beim Management Ihrer Geschäftsreisen.

Reiserichtlinien sind eine Art Leitfaden für Unternehmen, die die Planung und Durchführung von Businessreisen erleichtern und schematisieren. Eine Reiserichtlinie gilt auch als Bibel der Geschäftsreise-Organisation in jedem mittelständischen oder großen Unternehmen. Wenn Sie Unterstützung bei der Erarbeitung von Reiserichtlinien benötigen, berät Sie das Team von UT Union Travel gerne und steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Unsere Vorteile für Sie

  • Langjährige Erfahrung und höchste Qualitätsansprüche

    UT Union Travel existiert seit 25 Jahren und verfügt über ein erstklassiges Know-how in der Organisation von Geschäftsreisen. Wir haben uns auf die Planung von Business Trips spezialisiert und bieten Ihnen neben der Erarbeitung von Reiserichtlinien auch Leistungen im Travel Management sowie unterstützend in der Reisekostenabrechnung. Gerne stehen wir Ihnen bei Fragen rund um die Geschäftsreise-Organisation zur Verfügung und erarbeiten mit Ihnen ein individuelles Konzept. Wir legen einen sehr großen Wert auf eine hohe Servicequalität und haben uns deshalb nach dem Qualitätsstandard DIN EN ISO 9001 im Tätigkeitsbereich „Business Travel“ zertifizieren lassen. Selbstverständlich sind wir auch offen für Verbesserungsvorschläge unserer Kunden, deren Zufriedenheit wir uns in unserer jährlichen Online-Umfrage bestätigen lassen.

  • Kundennähe und individuelle Betreuung

    Bei uns ist kein Kunde wie der andere und sollte deshalb auch individuell behandelt und beraten werden. Die Experten von UT Union Travel erarbeiten mit Ihnen gemeinsam ein individuelles Konzept inklusive individueller Reiserichtlinien, die perfekt zu Ihrem Unternehmen passen. Wir nehmen Ihren Betrieb unter die Lupe und analysieren die gegenwärtigen Prozesse in der Organisation von Geschäftsreisen. Die aufgedeckten Schwachstellen und Potenziale versuchen wir durch unsere persönliche Beratung zu optimieren und in das neu entwickelte Konzept mit aufzunehmen.

    Unser Ziel ist es Ihnen, durch die Einführung von einheitlichen Regelungen, die Planung und Organisation von Dienstreisen zu vereinfachen und zu standardisieren. Wenn Sie Hilfe bei der Erarbeitung und Einführung von Reiserichtlinien benötigen, kontaktieren Sie uns! Gerne sind wir telefonisch oder per E-Mail für Sie da.

  • Kompetente Experten

    Das Team von UT Union Travel verfügt über kompetente Mitarbeiter mit einer praxisnahen Ausbildung. Wir wissen, welche Kniffe und Tricks es bei der Planung von Geschäftsreisen zu beachten gilt. Unsere Experten sind ausgebildete Travel Manager, Key Account Manager im Business Travel sowie Travel Arranger, die über ein exzellentes Fachwissen in der Tourismusbranche verfügen. Durch Kompetenzen im Projektmanagement, Beschaffungsmarketing und der Reisekostenabrechnung, sind wir in der Lage uns einen Einblick in die Strukturen Ihres Unternehmens zu verschaffen und ein individuelles Konzept zu erstellen.

  • 360 Grad Service

    Neben der Erarbeitung und Einführung von Reiserichtlinien stehen wir von UT Union Travel Ihnen mit einem Rundum-Service zur Verfügung, damit Ihre nächste Geschäftsreise garantiert zu einem Erfolg wird. Zu unseren Kernkompetenzen gehören sowohl die Organisation und Buchung von Dienstreisen, als auch die Nachbereitung der Reisen und die Entwicklung eines ganzheitlichen Travel Managements. Unser Team wertet auch gerne Ihr aktuelles Reiseaufkommen aus, sodass Sie einen Überblick über das Reiseverhalten Ihrer Mitarbeiter bekommen. Auf diese Weise können Kosten- und Zeitfallen aufgedeckt werden, die einer Optimierung bedürfen.

Eine maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen

UT Union Travel unterstützt Sie bei der Erstellung, Umsetzung und Durchführung von Reiserichtlinien. Wir verschaffen uns einen Eindruck über die Prozesse der Geschäftsreiseorganisation in Ihrem Unternehmen und entwickeln daraufhin individuelle Richtlinien für Ihren Betrieb. Da sich jedes Unternehmen in den Tätigkeiten und somit auch in den Bedürfnissen unterscheidet, müssen hier spezielle Regelungen gefunden werden, damit bei der Planung von Dienstreisen und dessen Management effektiv Kosten und Zeit gespart werden können.

Unsere Kunden aus ganz Deutschland sind in den unterschiedlichsten Branchen tätig und haben somit auch verschiedene Bedürfnisse, was die Einführung von Reiserichtlinien angeht. Es ergeben sich einerseits Unterschiede im Reisevolumen und Verhalten sowie andererseits in der unternehmerischen Aktivität. Ein Betrieb, der international tätig ist, benötigt umfangreichere Regeln als ein Unternehmen, welches beispielsweise nur europaweit orientiert ist. Hier ist darauf zu achten, dass auch eventuelle Unterschiede zwischen Ländern mit in die Reiserichtlinien aufgenommen werden, um die Prozesse so einfach wie möglich zu gestalten.

Weiterhin wird hinsichtlich der Definition von Reisemaßnahmen auch zwischen der Funktion und Position der verschiedenen Mitarbeiter unterschieden. Beispielsweise können für die Geschäftsführung andere Regelungen gelten bei der Buchung von Dienstreisen als für Mitarbeiter einer anderen Abteilung.

Ferner verändern sich auch die Aktivitäten und Strukturen eines Unternehmens, sodass auch die Reiserichtlinien ständig überarbeitet und angepasst werden müssen. Nur auf diese Weise entspricht der Leitfaden den aktuellsten Bedürfnissen des Unternehmens in Bezug auf Geschäftsreisen.

Unser Team von UT Union Travel betreut sowohl kleine als auch mittelständische Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen und weiß, worauf es bei der Einführung von Richtlinien für Geschäftsreisen ankommt. Gerne beraten wir Sie telefonisch, per E-Mail oder persönlich in unserem Reisebüro in Hannover.

Bei der Erarbeitung individueller Reiserichlinien für Ihr Unternehmen berücksichtigen wir von UT Union Travel alle Faktoren, die mit der Organisation einer Geschäftsreise zusammenhängen. Hierzu gehören beispielsweise Regelungen für Bahn- und Flugreisen, Hotelübernachtungen, Reiseabrechnung und die Beantragung von Visa.

In solch einem Leitfaden für die Buchung von Businessreisen sind beispielsweise Bonusprogramme und Firmen-Tarife in Bezug auf Hotels, Flugbuchungen und Mietwagen zusammengefasst, sodass alle Mitarbeiter wissen, welche Leistungen sie in Anspruch nehmen dürfen. Gemeinsam mit der Geschäftsführung analysieren wir von UT Union Travel die gegenwärtigen Abläufe bei der Organisation von Geschäftsreisen und erarbeiten Maßnahmen, die in die Reiserichtlinien mit aufgenommen werden.

Mit der Erarbeitung von präzisen und verständlichen Reiserichtlinien für Ihr Unternehmen sorgen wir für klare Regelungen für die Buchung von Geschäftsreisen und gewährleisten eine Umsetzbarkeit für Ihre Mitarbeiter. In den Reiserichtlinien definieren wir klar und deutlich, was eine Geschäftsreise in Ihrem Betrieb ausmacht und wer der richtige Ansprechpartner bei eventuellen Fragen ist.

Da die Sicherheit der Mitarbeiter besonders auf Geschäftsreisen von hoher Bedeutung ist, halten wir von UT Union Travel allgemeine Regelungen für Gefahrensituationen für sehr wichtig. Gerne entwickeln wir mit Ihnen gemeinsam Vorkehrungen im Falle eines Unfalls oder einer Krankheit und nehmen diese in die Reiserichtlinien mit auf. Hier ist die Erwähnung von Versicherungen und Notfallnummern durchaus hilfreich.

Je größer ein Unternehmen ist, desto schwieriger wird es die richtigen Entscheidungen für die Planung einer Geschäftsreise zu treffen. Hierbei helfen die Reiserichtlinien, dass genau dieses nicht passiert. Der Mitarbeiter kann sich bei Unwissenheit auf die festgelegten Regeln berufen, wo genau definiert ist, in welchem Budget, welcher Klassifizierung oder mit welchem Transportmittel er seine Dienstreise planen darf. Dieses erleichtert die Planung für das gesamte Unternehmen und verschafft den Mitarbeitern eine gewisse Freiheit in der Planung Ihrer Geschäftsreise. Als Partner an Ihrer Seite entwickeln wir von UT Union Travel gemeinsam Regelungen, die die Entscheidungsfindung bezüglich der Buchung der nächsten Geschäftsreise vereinfachen.

Sind Sie mit der Organisation und Buchung Ihrer nächsten Geschäftsreise beschäftigt, ist es wichtig auf die Einhaltung der Reiserichtlinien zu achten, um Kosten und Zeit zu sparen. Als Ihr Dienstleister im Travel Management, behalten wir bei der Buchung Ihrer Businessreise stets die geltenden Richtlinien im Blick. Wenn Sie Ihren Business Trip beispielsweise über das Online-Buchungstool von UT Union Travel organisieren, sind hier Ihre geltenden Reiserichtlinien hinterlegt und werden automatisch mit den gebuchten Leistungen abgeglichen.

Was muss man bei der Einführung von Reiserichtlinien beachten?

Bei der Entwicklung und Einführung solcher Regeln müssen vor allem unternehmensinterne Faktoren berücksichtigt werden, damit die Planungs- und Buchungsvorgänge im Unternehmen vereinfacht werden können. Um möglichst viele Perspektiven in die Richtlinien mit einfließen zu lassen und diese für alle verständlich zu gestalten, raten wir von UT Union Travel Ihnen, folgende Bereiche an der Erstellung der Reiserichtlinien zu beteiligen:

Travel Management

Das Travel Management vereint alle Tätigkeiten, die mit der Organisation und Buchung von Dienstreisen in Verbindung gebracht werden. Hier werden alle Reisebuchungen an einem zentralen Punkt zusammengefasst, sodass sich die Travel Manager einen Überblick über die gebuchten Leistungen verschaffen können und anschließend auch alle Belege für die Abrechnung der Reise zusammenstellen. Dementsprechend ist das Travel Management maßgeblich an der Entwicklung von Reiserichtlinien beteiligt. Auf Wunsch setzt UT Union Travel ein effizientes Travel Management für Sie um, welches Ihnen wertvolle Zeit- und Kosteneinsparungen verschafft.

Buchhaltung

Die Buchhaltung ist im Wesentlichen mit der Reisekostenabrechnung und Reisevorauszahlungen beschäftigt. Jedoch ist es in Bezug auf die Einführung von Reiserichtlinien wichtig, wie dies abläuft und was es bei der Abrechnung von Leistungen zu beachten gilt.

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