Travel Manager
Durch Globalisierung und Vernetzung nimmt internationales Reisen in Unternehmen einen immer wichtigeren Platz ein. Damit steigen jedoch auch die Kosten für den Betrieb. Die ausgebildeten Travel Manager von UT Union Travel aus Hannover sind Spezialisten im Travel Management und gewährleisten Ihnen einen detaillierten Überblick über den Kostenaufwand und die Anzahl der Geschäftsreisen. Zusätzlich unterstützen wir Sie auch bei der Planung und Organisation Ihrer Business Trips.
Der Beruf des Travel Managers beschäftigt sich mit der Organisation und der Optimierung aller Tätigkeiten rund um die Dienstreisen eines Unternehmens. Dazu gehört sowohl die Vertragsverhandlung mit Dienstleistern, wie Fluggesellschaften und Hotels, als auch die Festlegung und Optimierung der Reiserichtlinien des Betriebes. Das Team von UT Union Travel ist Ihnen in diesen Angelegenheiten gerne behilflich, damit Sie für die Zukunft optimal auf Ihre Aufgaben vorbereitet sind.
Leistungen von UT Union Travel
Unser Travel Manager bei UT Union Travel bietet Ihnen ein umfangreiches Leistungsspektrum im Rahmen des Travel Managements, damit Sie einen Überblick über das gegenwärtige Reiseaufkommen in Ihrem Unternehmen bekommen. Der professionelle Travel Manager berät Sie gerne bei der Implementierung neuer Reiserichtlinien und bei der Leistungsverhandlung mit unterschiedlichen Dienstleistern. Mit unserer individuellen Beratung und persönlichen Kommunikation arbeiten wir gemeinsam an Ihrem Travel Management und optimieren dieses bestmöglich.
Implementierung eines effektiven Travel Managements
Die Unterstützung durch einen professionellen Travel Manager ist in der heutigen Zeit für national und international orientierte Unternehmen dringend notwendig. Dieser hilft Ihnen bei der Erarbeitung einheitlicher Richtlinien bezüglich der Planung, Finanzierung und Verrechnung der Business Reisen und zeigt Potenziale zur Kostenreduktion. Unsere Mitarbeiter betreuen Sie gerne beim Aufbau und der erfolgreichen Implementierung eines Travel Managements und erklären Ihnen den Mehrwert und den Nutzen für Ihr Unternehmen.
Einführung neuer Reiserichtlinien
Die Reiserichtlinien eines Unternehmens dienen als unternehmensinternes Instrument zur Organisation und Planung von Geschäftsreisen. Es wird geregelt, wie die Planung einer Business Reise erfolgt sowie welche Leistungen bei der Buchung zulässig sind. Mit diesem Werkzeug wird die gesamte Abwicklung der Reisen vereinfacht und läuft immer nach einem geregelten Muster ab. Wenn Sie mögen, analysieren wir zusammen mit unseren ausgebildeten Travel Managern Ihre geltenden Reiserichtlinien und decken Chancen und Potenziale auf. Natürlich unterstützen wir Sie auch bei dem Verfassen und der Einrichtung neuer Richtlinien.
Vertragsgestaltung und Vertragsverhandlung
Die Organisation von Dienstreisen verursacht häufig einen großen finanziellen und administrativen Aufwand und sollte im Idealfall von Spezialisten übernommen werden. Das Team von UT Union Travel verfügt als Travel Manager über eine 25-jährige Erfahrung und ein starkes Netzwerk unterschiedlicher Dienstleister. Wir verhandeln mit Leistungsanbietern spezielle Verträge und können Ihnen dadurch Preisvorteile bei der Buchung von Hotel- und Flugleistungen ermöglichen.
Risk Management
Die Sicherheit der Mitarbeiter auf Geschäftsreisen sollte in jedem Fall bei der Organisation berücksichtigt werden. Wir von UT Union Travel informieren Sie über verlässliche Sicherheitskonzepte, die den Schutz Ihrer Beschäftigten auf Geschäftsreisen gewährleisten.
Auswertung des Reiseaufkommens
Wir von UT Union Travel führen eine detaillierte Analyse Ihres Reiseaufkommens durch und zeigen Ihnen im Anschluss Verbesserungen und Einsparungspotenziale auf. Zusammen mit einem umfassenden Travel Management verbessern wir Ihre aktuelle Geschäftsreise-Situation.
Travel Manager – Unsere Vorteile für Sie
Die lange Erfahrung als Travel Manager und in der Planung von Geschäftsreisen befähigt uns zu einer schnellen und genauen Analyse sowie einer Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse.
- Unsere Beratung – Individuell und persönlich
Jeder unserer Kunden ist anders und verdient somit auch eine individuelle Beratung. Die Experten von UT Union Travel verschaffen sich einen Einblick in das Management Ihrer Geschäftsreisen und entwickeln mit Ihnen zusammen ein Travel Management, welches effizient Zeit und Kosten spart. Unsere persönliche Betreuung nimmt Rücksicht auf Ihre Wünsche und Anregungen damit wir diese in das neu entworfene Konzept mit einbauen können.
Gerne sind wir telefonisch, via E-Mail oder persönlich in unserem Reisebüro für Sie da.
- Umfassendes Servicekonzept
UT Union Travel berät Sie mit einem umfassenden Servicekonzept in allen Fragen des Travel Managements. Zu unseren Tätigkeitsfeldern gehören die Organisation und Planung von Dienstreisen und die Buchung aller gewünschten zusätzlichen Dienstleistungen. Lange Partnerschaften zu Hotels und Fluglinien ermöglichen uns gute Angebote zu fairen Preisen. Selbstverständlich berücksichtigen wir bei der Buchung grundsätzlich die gültigen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens und sind Ihnen auch bei der Einführung neuer Richtlinien behilflich. Um Ihnen einen Überblick über das Reiseaufkommen Ihrer Beschäftigten zu verschaffen, werten wir von UT Union Travel dieses aus und zeigen Ihnen Potenziale zur Verbesserung auf. Nach Ihrer Reise beraten wir Sie beispielsweise bei der Wahl der richtigen Abrechnungssoftware.
- Bester Service und 25 Jahre Erfahrung
Von der Gründung 1990 in Hannover verfügt UT Union Travel heute über 25 Jahre Erfahrung in der Organisation von Reisen im privaten und beruflichen Bereich. 2008 wurde der Bereich der Dienstreise-Organisation zu einem Geschäftsschwerpunkt ausgebaut. Wir sind Profis in der Planung, Organisation und Strukturierung Ihres Dienstreiseaufkommens. Unser Team verfügt unter anderem über einen speziell ausgebildeten Travel Manager und einen Key Account Manager Businesstravel. Wir wissen, was man beim Management von Business Trips beachten muss und beantworten Ihnen gerne alle Ihre Fragen.
Wir sind nach dem Qualitätsstandard DIN EN ISO 9001 im Fachgebiet „Business Travel“ zertifiziert und setzen uns jeden Tag für unsere Kunden ein. Jedes Jahr führen wir eine Kundenumfrage im Internet durch, die uns die Zufriedenheit unserer Kunden bestätigt.
- Kompetenz und Professionalität
Unsere kompetenten Travel Manager und Travel Arranger von UT Union Travel sind hervorragend qualifiziert und wissen, was es bei der Organisation von Geschäftsreisen zu beachten gilt. Das Team besteht aus Spezialisten für die Planung von Dienstreisen, die praxisorientiert ausgebildet wurden. Durch eine serviceorientierte Beratung behalten wir die Kosten im Blick und unterstützen Sie von der Vorbereitung bis zur Reisekostenabrechnung. Unsere Mitarbeiterin mit dem Abschluss Certified Key Account Manager Business Travel ist geschult im Beschaffungsmarketing, Projektmanagement und der Intensivierung der Kundenbeziehung und kennt sich somit auch im Key Account Management bestens aus. Bezüglich des Travel Managements gehört auch ein zertifizierter Travel Manager zu unserem Team. Dadurch können wir Ihr Management Ihrer Business Trips hervorragend beurteilen und verbessern.
Aufgaben des Travel Managers
Das Travel Management umfasst eine Vielzahl an Tätigkeiten, die das Reiseaufkommen eines Unternehmens und die Organisation verbessern. Der Travel Manager führt diese Aufgaben aus.
Vertragsgestaltung und Verhandlung mit Dienstleistern
Hinsichtlich der Wahl unserer Partner ist es uns wichtig, dass diese die besten Lösungen zu einem fairen Preis-Leistungs-Verhältnis anbieten. Hier ist ein großes Netz an Dienstleistern wichtig um das passende Angebot für Ihr Unternehmen zu finden.
Verfassen und Implementierung von Reiserichtlinien
Die Implementierung von Reiserichtlinien ermöglicht die Steuerung und Regelung des Reiseaufkommens und legt fest, welche Mitarbeiter in welchem Rahmen reisen dürfen. Durch die Einführung solcher Richtlinien wird der Organisationsprozess von Geschäftsreisen vereinheitlicht und die Buchung bestimmter Leistungen geregelt. Wir von UT Union Travel entwickeln gerne mit Ihnen gemeinsam individuelle für Ihren Betrieb passende Reiserichtlinien und betreuen Sie bei der Einführung dieser in Ihrer Firma.
Einkaufsoptimierung der Reiseleistungen
Um Kosten und Aufwand bei der Organisation und Buchung von Reiseleistungen zu reduzieren, gehört auch die Optimierung des Einkaufs der Dienstleistungen zu den Aufgaben eines Travel Managers. In diesem Schritt analysiert UT Union Travel zunächst die aktuellen Einkaufsabläufe, um Optimierungspotenziale zu erkennen. Mit einer Nachfragebündelung der Leistungen streben wir eine Minimierung der Kosten bei gleichbleibender Qualität an.
Überprüfung der Qualität
Der Travel Manager versucht mit seiner Tätigkeit eine ständige Verbesserung des Travel Managements zu erreichen. Im Rahmen einer kontinuierlichen Qualitätskontrolle prüft UT Union Travel, ob die gewählten Dienstleister weiterhin eine gute Leistung zu einem fairen Preis bieten oder ob einen Wechsel des Anbieters nötig ist. Auf diese Weise werden Fehler im Buchungsvorgang verringert und die Qualität der Arbeit eines Travel Managers langfristig gesteigert. Kommen Sie gerne telefonisch, per E-Mail oder persönlich in unserem Reisebüro auf uns zu.
Unternehmensinterne Kommunikation
Die geltenden Reiserichtlinien müssen durch einen festen Ansprechpartner intern an alle Mitarbeiter kommuniziert werden. Es sollten auch die favorisierten Leistungsanbieter des Unternehmens unter den verantwortlichen Mitarbeitern bekannt gegeben werden, damit die Leistungen in Zukunft vorrangig über diese gebucht werden. Bei Geschäftsreisen in exotische Länder sollte man sich unbedingt über geltende Einreisevorschriften informieren und die Mitarbeiter aus Deutschland darüber in Kenntnis setzen.
Abrechnung der Reisekosten
Nach dem Abschluss der Geschäftsreise müssen die beanspruchten Leistungen anschließend abgerechnet werden. Gerne überprüfen wir Ihre Abrechnung oder sind bei der Vorgehensweise beratend tätig. Beispielsweise geben wir Ihnen Empfehlungen zu geeigneten Softwares für Ihre Reisekostenabrechnung.
Management von Veranstaltungen
Das Berufsfeld des Travel Managers deckt auch die Tätigkeit des Veranstaltungsmanagements mit ab: Unser Team bestehend aus ausgebildeten Reisekaufleuten ist Ihnen so auch bei der Organisation von Messeaufenthalten, Konferenzen und Meetings behilflich.
Versicherungsschutz
Die Sicherheit der Mitarbeiter auf einer Geschäftsreise macht einen wichtigen Faktor bei der Planung und Organisation aus und sollte auf keinen Fall vernachlässigt werden. Ergänzend zu der Planung und Buchung von Dienstreisen können Sie bei uns zusätzlich alle nötigen Versicherungen abschließen. Wir sind Ihnen auch gerne bei der Implementierung eines Risk Managements behilflich.
Relocation Service
Langzeiteinsätze von Mitarbeitern im Ausland sind für ein international tätiges Unternehmen heutzutage alltägliche Praxis. Einsätze dieser Art erfordern eine detaillierte Planung und Organisation, damit der Wechsel unkompliziert und ohne Probleme verläuft. Das Team von UT Union Travel hilft Ihnen bei der Anreise und dem Transport Ihres Reisegepäcks. Weiterhin unterstützen wir Sie auch bei der Beantragung der nötigen Dokumente und bei der Informationsbeschaffung.
Arbeitsphasen des Travel Managers
Die Tätigkeit des Travel Managers gliedern wir von UT Union Travel in mehrere Phasen:
Vorbereitung
Ein effizientes und kostensparendes Travel Management erfordert eine gründliche Vorbereitung und Organisation. Dazu gehören zuerst die Wahl der richtigen Anbieter für die Durchführung der zukünftigen Dienstreisen und die anschließende Vertragsverhandlung. Weiterhin gehören auch die Informationsbeschaffung zu Transportmitteln, präferierten Reisezeiten und Unterkunftsmöglichkeiten dazu.
Die Beachtung von Reiserichtlinien ist auch ein Teil der Vorbereitungsphase als Travel Manager. In Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung entwickeln wir gemeinsam Regelungen, die die Planung und Buchung von Geschäftsreisen erleichtern und vereinheitlichen. Letztendlich gehört es auch zu den Aufgaben des Travel Managers die Geschäftsreisen auszuwerten und daraufhin auf Ihre Wirtschaftlichkeit zu kontrollieren. .
Organisation
Die Organisationsphase befasst sich mit der tatsächlichen Planung von Geschäftsreisen. Hier müssen vor allem die geltenden Reiserichtlinien bei der Buchung der Hotelzimmer und des Transports beachtet werden.
Nachbereitung
Die Nachbereitung einer Geschäftsreise ist durch die Abrechnung der gebuchten Leistungen geprägt. Hierbei werden die Reisekosten inklusive aller Belege und Dokumente an die Buchhaltung weitergeleitet und mit Hilfe einer Software verrechnet.
Controlling des Geschäftsreiseprozesses
Durch die abschließende Kontrolle und Auswertung der Geschäftsreiseprozesse können sich Änderungen bezüglich der Reiserichtlinien und der Buchung von Reiseleistungen ergeben. An dieser Stelle werten wir von UT Union Travel auch die Reisekosten aus, woraus sich eine Änderung der bisher gewählten Leistungsanbieter ergeben kann, zum Beispiel ein Wechsel der Fluggesellschaften. Auf der Grundlage dieser Zahlen streben wir neue Verhandlungen mit Dienstleistern an.
Bedeutung der Tätigkeit des Travel Managers
Das nationale und internationale Handeln von Betrieben verursacht ein erhöhtes Reiseaufkommen der Beschäftigten, was nach einem effektiven Travel Management verlangt. Dies gewährleisten wir von UT Union Travel mit einem guten Travel Manager. Der hohe organisatorische und finanzielle Aufwand, der durch die Planung von Dienstreisen zu Stande kommt, erfordert eine regelmäßige Kontrolle auf Wirtschaftlichkeit. So können Schwachstellen schnell aufgespürt und optimiert werden.
Die Tätigkeit des Travel Managers ist in vielen Firmen ein Faktor, der leider immer noch zu häufig unterschätzt wird.
Insbesondere die Gebiete Organisation und Abrechnung bieten ein Einsparungspotenzial von bis zu 30%.
Wenn auch Sie an einer Optimierung Ihres Travel Managements interessiert sind, steht Ihnen die UT Union Travel GmbH gerne mit Rat und Tat zur Seite.
