Phasen im Travel Management

Die Implementierung und Durchführung eines erfolgreichen und effizienten Travel Managements gliedern wir von UT Union Travel in mehrere Phasen:

Vorbereitungsphase

Ein Travel Management, welches effizient arbeitet und Zeit sowie Kosten spart, erfordert eine ausführliche Vorbereitung. Dazu gehören in erster Linie die Auswahl geeigneter Leistungsanbieter für die zukünftige Durchführung der Dienstreisen und die anschließende Vertragsverhandlung. Hierzu zählen auch die Informationsbeschaffung zu Transportmitteln, präferierten Reisezeiten und Unterkunftsmöglichkeiten. Im nächsten Schritt erfolgt die Entscheidung für die Reisemittel-Beschaffung. Hier können Sie zum einen auf eine Online Buchungsplattform oder auf ein Reisebüro, wie beispielsweise UT Union Travel, zurückgreifen. Als direkter Ansprechpartner stehen wir Ihnen diesbezüglich gerne zur Verfügung.

Auch die Einführung von Reiserichtlinien ist Teil der Vorbereitungsphase im Travel Management. In Rücksprache mit der Geschäftsführung erarbeiten wir gemeinsam Richtlinien, die die Organisation und Buchung von Geschäftsreisen erleichtern und standardisieren. Hier sollte auch geregelt sein, ob ein Mitarbeiter selbst über seine Dienstreisen bestimmen darf oder ob hier eine Genehmigung durch einen Vorgesetzten notwendig ist. Letztendlich ist es vor Einführung eines effizienten Travel Managements auch notwendig die Wirtschaftlichkeit der Reisen zu überprüfen. Hinsichtlich der Planung der Geschäftsreise halten wir von UT Union Travel eine sinnvolle Gestaltung der Reiseroute und eine zweckmäßige Terminkoordination für sehr wichtig.

Organisationsphase

Die Organisationsphase befasst sich mit der operativen Planung der Geschäftsreise. Hier ist es wichtig, die Buchung der Hotelzimmer und des Transports auf die geltenden Reiserichtlinien anzupassen, um zusätzlichen zeitlichen und finanziellen Aufwand zu reduzieren.

Nachbereitungsphase

Die Nachbereitung einer Geschäftsreise umfasst vor allem die Abrechnung der gebuchten Leistungen. Dabei werden die anfallenden Reisekosten in Form aller Belege und Dokumente an die Buchhaltung übermittelt und ggf. in eine Software eingepflegt. In der heutigen Zeit kann dies durch eine Übermittlung der Belege über das Smartphone vereinfacht werden. Zum Abschluss wird die Abrechnung durch die Buchhaltung und den Vorgesetzten auf Richtigkeit kontrolliert.

Auswertung und Controlling

Dieser Schritt umfasst die Steuerung und Kontrolle der Geschäftsreiseprozesse, woraus sich eventuelle Änderungen bezüglich der Reiserichtlinien und der Beschaffung der Reiseleistungen ergeben. Weiterhin wertet UT Union Travel in dieser Phase auch die Reisekosten der in Anspruch genommenen Leistungen aus, welches eine Änderung der bevorzugten Leistungsanbieter zur Folge haben kann, wie beispielsweise ein Wechsel der Fluggesellschaften. Auf Grundlage der Zahlen können auch neue Verhandlungen mit Leistungsanbietern angeschoben werden. Durch die Auswertung der Reisedaten, die wir dann unseren Kunden zur Verfügung stellen, können diese die Wirtschaftlichkeit der Reise leichter nachvollziehen und ggf. Optimierungsbedarf feststellen.