Geschäftsreisen

Die Bedeutung des globalen Marktes nimmt mit jedem An- und Verkauf, jedem neuen Zulieferer und neuen Standorten für Unternehmen zu. Für Unternehmen ist es heutzutage unausweichlich nationale und internationale Geschäftsreisen zu tätigen, um mit anderen Firmen konkurrieren zu können. Sie sind Unternehmer und suchen für sich und Ihre Angestellten einen fachkundigen Ansprechpartner für Ihre Geschäftsreisen? Dann freuen wir uns Sie persönlich, telefonisch oder per Mail bei UT Union Travel begrüßen zu dürfen.

Obwohl die digitale Kommunikation dazu beiträgt, dass ein schneller und einfacher Kontakt rund um den Globus und auch national hergestellt werden kann, ist besonders der persönliche Kontakt der Faktor, der ein Unternehmen namenhaft werden lässt. Hierbei sind befristete Auslandseinsätze der Monteure ebenso Geschäftsreisen, wie der Besuch eines neuen Lieferanten oder Bestandskunden. Obwohl die regelmäßigen Geschäftsreisen eine entscheidende Rolle in einem national und international agierenden Unternehmen spielen, ist dies stets mit einem erhöhten Aufwand verbunden. Damit Sie sich als Unternehmer auf das Tagesgeschäft konzentrieren können, hilft Ihnen das Team von UT Union Travel bei der Planung, Organisation und im Anschluss bei der Abrechnung Ihrer Geschäftsreisen.

Vorteile von UT Union Travel bei Geschäftsreisen

Ziel von UT Union Travel ist nicht nur eine angenehme Dienstreise, sondern auch die Zufriedenheit unserer Kunden durch einen Rundum-Service. Durch ein weites Netz an Kontakten aus der Tourismusbranche können wir Ihnen viele attraktive Angebote machen.

Das UT Union Travel Team bietet Ihnen verschiedene Buchungsmöglichkeiten an, die sich je nach Größe und Philosophie des Unternehmens richten. Zum einen haben wir eine gut strukturierte Online-Plattform, bei der Sie Ihre Geschäftsreise selbstständig aus verschiedenen Modulen zusammenstellen können. Falls Sie Fragen oder Probleme bei der Online Buchung haben, können Sie sich an unsere Mitarbeiter wenden, die ebenfalls einen Einblick auf Ihre Buchung erhalten und Sie so zusätzlich beraten können. Kunden, die den persönlichen Kontakt bevorzugen, ist es möglich in unserem Büro, am Telefon, per E-Mail oder Fax die Reise zu buchen.

Mit Hilfe der Reiserichtlinien kann das Reiseaufkommen im Unternehmen geregelt werden und es werden einheitliche Regeln für die Reisenden hinterlegt.

Neben den Geschäftsreisen bieten wir unsere Hilfe zusätzlich bei der Planung und Organisation von firmeninternen Feiern oder Mitarbeiterreisen. Sie haben Interesse an unserem Unternehmen und möchten gerne ein Angebot einholen? Dann kontaktieren Sie unsere Mitarbeiter von UT Union Travel gerne persönlich, telefonisch, per Fax oder E-Mail und überzeugen Sie sich selbst von unserer fünfundzwanzigjährigen Expertise. Wir freuen uns auf Sie!

Kundenstamm von UT Union Travel

Durch unsere langjährige Erfahrung als Dienstleister für Geschäftsreisen haben wir von UT Union Travel uns einen branchenunabhängigen Kundenstamm erarbeitet. Wir planen insbesondere für kleine und mittelständische deutsche Unternehmen die Geschäftsreisen oder andere firmeninterne Veranstaltungen. Je nach der jeweiligen Unternehmensgröße kann die Anzahl der reisenden Personen zwischen 5 und 40.000 Personen liegen. Derzeitig sind bei uns alle Arbeitsgruppen, wie z.B. Monteure, Manager oder Außendienstmitarbeiter, vertreten.

Unsere Leistungen bei Geschäftsreisen

Ob die Reise zu einer Messe, einer Fortbildung oder bei Kunden oder Lieferanten vor Ort – die Geschäftsreisen gehören ebenso wie verwaltungstechnische Aufgaben zu dem Tagesgeschäft eines jeden Unternehmens. Damit alle auswärtigen Reisen professionell geplant und organisiert werden, sollten Sie auf einen kompetenten Dienstleister wie UT Union Travel zurückgreifen. Wir bieten Ihnen umfangreiche Leistungen bei Geschäftsreisen an, sodass Ihre Wünsche als Kunde bestmöglich erfüllt werden können.

Visa-Anträge und Versicherungen für Ihre Reise

Mitarbeiter und Geschäftsführer international agierender Firmen sind im Rahmen von Geschäftsreisen im Inland und im Ausland unterwegs. Damit dies einwandfrei vonstattengehen kann, ist es notwendig alle Einreise- und Sicherheitsbestimmungen mit in die Planung der Geschäftsreisen einfließen zu lassen. Aus diesem Grund unterstützt Sie das Team von UT Union Travel bei der Beantragung des Visums und den weiteren Formalien, die für die Einreise in das jeweilige Land benötigt werden.

Nicht nur fehlende Visa, sondern auch der Verlust des Gepäcks oder Erkrankungen der Reisenden, können Geschäftsreisen unangenehm ausgehen lassen. Um Sie auch auf der Reise optimal abzusichern, können wir Ihnen die passenden Reiseversicherungen, wie z.B. die Reiserücktritts-, Gepäck- und Auslandskrankenversicherungen, vermitteln. Diese vermeiden unnötige Probleme auf Reisen und unterstützen Sie im Schadensfall schnell, kompetent und professionell. Durch unsere langjährige Kooperation mit verschiedenen Versicherungsanbietern können wir Ihnen umfangreiche Versicherungspakete anbieten. Informieren Sie sich gerne über die verschiedenen Pakete bei UT Union Travel, wir beantworten Ihre Fragen gern.

Flüge, Hotels und Mietwagen

Als kompetenter Ansprechpartner für Ihre Geschäftsreisen planen und organisieren wir bei UT Union Travel die Aufenthalte in Hotels, die Flüge und den Transfer von dem Zielflughafen zu Ihrem Hotel. Dank unserer weltweiten Kontakte und einer mehr als 25-jährigen Berufserfahrung im Tourismusbereich ist es uns möglich, Ihnen besonders komfortable Hotels zu fairen Preisen zu buchen.

Doch nicht nur das Hotel und der Flug sind entscheidend für gut organisierte Geschäftsreisen – auch der schnelle und unkomplizierte Transfer zum Heimatflughafen oder von dem Zielflughafen zu Ihrem Hotel ist entscheidend für eine gelungene Reise. Wir ermöglichen Ihnen gute Angebote bei Fluggesellschaften und Autovermietungen oder einem Shuttle-Service zu Ihrem Hotel und möglichen Terminen. Je nach Wunsch können wir Ihnen einen individuell auf Sie abgestimmten Reiseplan bei UT Union Travel erstellen.

Mitarbeitereinsätze im In- und Ausland

Durch stetiges Expandieren ist es heutzutage gängig viele verschiedene Standorte im In- und Ausland zu haben. Wenn eigene Mitarbeiter für einen längere Zeit an anderen Standorten eingesetzt werden, ist eine gute Aufenthaltsplanung unumgänglich. UT Union Travel hilft Ihnen als kompetenter Partner bei der Planung und Buchung der Geschäftsreisen und versorgt Sie oder Ihre Mitarbeiter mit passenden Versicherungen. Hier leiten wir auch gerne die in dem jeweiligen Land vorherrschenden Bestimmungen für die Einreise und die Sicherheit vom Auswärtigen Amt an Sie weiter. Ein weiterer Service von UT Union Travel ist der ständige Fluss von Informationen, sodass die Auslandseinsätze so optimal wie möglich ablaufen und betreut werden.

Gruppenreisen und Firmen-Incentives

Das Motivieren der eigenen Mitarbeiter und die Förderung des Teamzusammenhaltes sind wichtige Aufgabenbereiche der Unternehmensführung. Durch gemeinsame Reisen oder spezielle Firmen-Incentives kann die Motivation der Angestellten gestärkt werden. Schon kleine Betriebsausflüge können jedoch einen hohen Arbeitsaufwand für die Unternehmensführung bedeuten. Unser Team von UT Union Travel plant, organisiert und bucht in Absprache mit Ihren Vorstellungen Ihre Reise und hilft Ihnen im Anschluss bei der Abrechnung.

Tagungen und andere Firmenveranstaltungen

Nicht nur Geschäftsreisen, sondern auch andere Firmenevents, wie z.B. eine mehrtägige Tagung oder eine interessante Konferenz, gehören zum firmeninternen Alltagsgeschäft. Damit die Planung und Umsetzung dieser Veranstaltungen ebenso reibungslos wie die Dienstreisen vonstattengehen, kann Sie das Team von UT Union Travel im kompletten Ablauf unterstützen. Durch unsere externen Dienstleister können wir besondere Angebote generieren und Ihnen passende Tagungshotels und Veranstaltungslokalitäten organisieren.

Wie definiert sich eine Geschäftsreise?

Als Geschäftsreisen werden diejenigen Reisen bezeichnet, die beruflich bedingt und außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte oder der eigenen Wohnung stattfinden. Alternative Begriffe für die Geschäftsreise sind: Dienstreise, Business Travel, Firmenreise, Businesstrip oder Travel Arrangement. Gründe für eine Reise könnten wie folgt sein:

  • Besuche bei Lieferanten oder Kunden
  • Weiterbildungsmaßnahmen, Seminare, Tagungen
  • Kongresse und Messen / Ausstellungen
  • Befristete Arbeitseinsätze im Ausland (Monteure, Expandieren des eigenen Unternehmens ins Ausland)
  • Persönliche Verhandlungsgespräche
  • Kunden- oder Lieferantenakquise

Reiserichtlinien

Reiserichtlinien geben dem Unternehmen vor, nach welchen Vorgaben eine Geschäftsreise gebucht werden darf und wie diese ablaufen soll. Die Richtlinien regeln zusätzlich die Leistungen, die die Mitarbeiter auf Ihren Geschäftsreisen in Anspruch nehmen dürfen. Mit Hilfe der Reiserichtlinien wird geregelt, welche Leistungen für welche Mitarbeiter gebucht werden dürfen.

Schritt-für-Schritt-Planung von Geschäftsreisen

Als Mitarbeiter oder Leiter eines Unternehmens ist eine gut strukturierte Planung der Dienstreise unerlässlich. Damit Sie Ihre Geschäftsreisen perfekt planen können, haben wir Ihnen als Team von UT Union Travel eine kurze Schritt-für-Schritt-Planung zusammengestellt:

  • Schritt 1: Vorbereiten

Ohne eine gute Vorbereitung kann die Dienstreise schnell zu einem unangenehmen Erlebnis werden. Wenn das Reiseziel feststeht ist es zunächst wichtig, dass mögliche Einreise- oder Sicherheitsbestimmungen des jeweiligen Landes in Erfahrung gebracht werden. Da sich diese Bestimmungen in der heutigen Zeit schnell ändern können und viele Dinge beachtet werden müssen, unterstützt Sie unser Team von UT Union Travel aus Hannover gerne bei der Planung und der Visumsbeantragung. Sollten Sie sich für ein eher exotisches Reiseziel entschieden haben, helfen wir Ihnen gerne bei dem Kontakt zu Ärzten, die Sie über passende Schutzimpfungen informieren.

  • Schritt 2: Buchen

Sobald die Formalien für die Dienstreise abgeklärt worden sind, muss diese selbstverständlich gebucht werden. Hierbei muss auf den festgelegten Zeitraum der Reise, Transfermöglichkeiten zum Flughafen oder vom Flughafen zum Hotel, Termine vor Ort und eine geeignete Unterkunftsmöglichkeit geachtet werden. Weil reibungslose Abläufe elementar für gelungene Geschäftsreisen sind, nimmt dieser Arbeitsschritt besonders viel Zeit in Anspruch. Unser Team aus Hannover kann Ihnen hierbei ebenfalls behilflich sein. Wir unterstützen Sie bei Ihrer Buchung und organisieren einen reibungslosen Ablauf, wobei wir Ihre Termine mit Transportmöglichkeiten abstimmen. Dank unserer langjährigen Erfahrung im Tourismusgewerbe haben wir bei UT Union Travel viele Kontakte in der Hotel-, Flug- und Mietwagen-Branche gesammelt, wodurch Ihnen gute Angebote bei der Buchung von Hotels oder Flügen zur Verfügung stehen.

  • Schritt 3: Während des Reisens

Sobald die Reise gebucht, alle Impfungen geholt und die Bestimmungen für die Einreise und Sicherheit überprüft wurden, kann der Business Travel beginnen. Hier sollten Sie bereits vor der Fahrt zum Flughafen überprüfen, ob Sie alle wichtigen Papiere, wie z.B. Flugtickets, Hotelpapiere, Visum, vorliegen haben. Mit der Unterstützung von UT Union Travel liegen zum Abreisetermin die notwendigen Papiere vor, sodass Ihre Reise problemfrei beginnen kann. Falls Sie während der Reise Fragen haben oder andere Angelegenheiten rund um die Geschäftsreise besprechen möchten, können Sie sich selbstverständlich bei unserem Team melden. Wir bei UT Union Travel helfen Ihnen so gut es geht weiter, damit die Reise für Sie und das Unternehmen erfolgreich wird.

Hinweis: Nicht nur die Reise selbst muss gut organisiert werden, sondern auch die Abwesenheit des Mitarbeiters im eigenen Unternehmen sollte eingeplant sein. Zur guten Kommunikation sollte das Unternehmen über den Reiseverlauf in Kenntnis gesetzt sein, um den Mitarbeiter in Notfällen und besonderen Situationen erreichen zu können.

  • Schritt 4: Im Anschluss an die Reise

Nach der erfolgreich abgeschlossenen Geschäftsreise ist die Abrechnung ein wichtiger Schritt. Alle Dokumente über die Reise, wie z.B. der Buchungsbeleg, sollten schnellstmöglich an die Buchhaltung übergeben werden. Bei der Reisekostenabrechnung beraten wir Sie gerne hinsichtlich der Wahl der richtigen Abrechnungssoftware.

Unsere Service bei Geschäftsreisen

Keine konkreten Vorstellungen für die Geschäftsreisen

Die Organisation einer Geschäftsreise ist wie bereits erwähnt ein langwieriges Unterfangen, welches oft mit einem erheblichen Zeitaufwand in Zusammenhang steht. Sie planen eine Geschäftsreise, haben aber selbst noch keine konkreten Vorstellungen über den Ablauf oder die Planung im Allgemeinen? Hier stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite!

Als Dienstleister für Geschäftsreisen können wir Ihnen individuell auf Sie abgestimmte Angebote zusammenstellen, aus denen Sie sich eines aussuchen können. Sollten Sie Veränderungswünsche haben, können Sie diese selbstverständlich jederzeit einbringen.

Wenn Sie sich für eines unserer Angebote entschieden haben, erhalten Sie eine schriftliche Bestätigung und die notwendigen Reiseunterlagen per E-Mail von UT Union Travel. Zusätzlich zu den „gebräuchlichen“ Papierdokumenten der Reiseunterlagen können wir Ihnen ebenfalls eine digitale Version der Bahn- und Flugtickets sowie der Hotelbuchungsunterlagen für Ihr Smartphone zur Verfügung stellen. Die Abrechnung erfolgt dann auf Firmenkreditkarte, Einzelrechnung oder Sammelrechnung.

Hinweis: Sollten Ihnen noch nach der schriftlichen Bestätigung Änderungswünsche einfallen, können Sie diese unseren Mitarbeitern mitteilen. Wir versuchen stets Ihre Wünsche umzusetzen.

Konkrete Vorstellungen für die Geschäftsreisen vorhanden

Sie haben Ihre Geschäftsreise bereits selbstständig geplant und möchten die Reise nun buchen? Wir nehmen bei UT Union Travel Ihre Wünsche, Vorstellungen und Daten gerne auf und buchen Ihre gewünschten Leistungen. Im Anschluss an die feste Buchung erhalten Sie per E-Mail eine Bestätigung und die dazugehörigen Reiseunterlagen. Bitte kontrollieren Sie diese stets, damit Sie sich direkt an unsere Mitarbeiter wenden können, sollten im Buchungsprozess doch Fehler aufgetreten sein.

Falls Sie Ihre Reise selbstständig geplant haben und diese nun auch eigenhändig buchen möchten, dann steht Ihnen das Online-Buchungsportal von UT Union Travel selbstverständlich 24h zur Verfügung. Hier haben Sie die Möglichkeit aus verschiedenen Bausteinen Ihre Geschäftsreisen vollkommen unkompliziert zu buchen.

Jedes Unternehmen hat bei UT Union Travel ein eigenes Profil von dem aus Ihre Mitarbeiter die Geschäftsreisen eigenständig buchen können, wodurch Sie eine Kosten- und Zeitersparnis von bis zu 20% erhalten. In dem Unternehmensprofil sind die Reiserichtlinien hinterlegt, um sicherzustellen, dass die Reisebuchung den Richtlinien entspricht. Wir verwenden für die Buchungen ein sogenanntes Ampelsystem. Bei diesem Ampelsystemzeigt die Farbe „rot“ an, dass die Reiserichtlinien des Unternehmens missachtet werden oder, dass der Vorgesetzte die Reise erst genehmigen muss. Die zu buchende Reise muss somit erst dem Vorgesetzten übermittelt und im Anschluss an UT Union Travel gesendet werden. Unser Team wird dann die Buchung vollenden. Die Farbe „grün“ steht dafür, dass die Buchung den Richtlinien vollkommen entspricht und gebucht werden kann, wobei auch hier ein Genehmigungsprozess hinterlegt werden kann

Sobald die Buchung erfolgreich abgeschlossen wurde, kann der Reiseplan gedruckt oder als E-Mail an die betreffende Person versendet werden.

Sollten Sie während des Online-Buchungsvorganges auf Fragen oder Probleme stoßen, haben Sie während unserer regulären Öffnungszeiten die Möglichkeit unsere Mitarbeiter direkt zu kontaktieren. Wir freuen uns, wenn wir Ihnen bei dem Abschluss Ihrer Buchung helfen können. Gerne können Sie auch alternativ eine E-Mail an das Support-Team schicken, wir beantworten die E-Mails so schnell es möglich ist.

Entwicklungen der Geschäftsreisen

Wenn wir bei UT Union Travel die letzten zwanzig Jahre betrachten, dann stellen wir fest, dass Unternehmen heutzutage in ganz Deutschland und sogar weltweit agieren. Heutzutage unternehmen nicht nur die Geschäftsführer Reisen ins Inland und Ausland, um die Kontakte zu anderen Unternehmen herzustellen und aufrecht zu erhalten, sondern auch viele Mitarbeiter. Durch diese Veränderung ist der Anteil an Geschäftsreisen international stark angestiegen. Da immer mehr Unternehmen nationale und auch weltweit agieren, steigen die Ausgaben für die Geschäftsreisen stets mit an. Aus diesem Grund hat sich die Überprüfung der Wirtschaftlichkeit der Dienstreisen gut etabliert. Mit Hilfe der Reiserichtlinien können die Unternehmen das Reiseverhalten regeln. Auswertungen dienen der Überprüfung auf Wirtschaftlichkeit und zur Aufdeckung von Optimierungspotenzial.

In den nächsten fünf bis zehn Jahren erwarten wir bei UT Union Travel außerdem, dass die Anzahl der Geschäftsreisen auch weiterhin ansteigen wird. Obwohl heutzutage vieles digital verläuft, ist der persönliche Kontakt zu Lieferanten, Kunden und anderen Standorten des Unternehmens ein wichtiger Aspekt eines Unternehmens.